1.0 Critères d’octroi de la certification :

LMS peut accorder et délivrer le certificat au client selon le critère suivant

1. 1. Le client dispose d’un système de gestion documenté qui est établi conformément à son périmètre de certification et qui est conforme aux exigences de la norme de système de gestion applicable, comme mentionné ci-dessus. 
   2. Le Client a réalisé au moins un cycle d’audit interne et de revue de direction du système de management mis en place. 
   3. L’audit interne et la revue de direction ont été jugés efficaces, comme l’ont évalué les auditeurs du LMS
   4. Le client a payé tous les frais, y compris les frais de certification
   5. Le client doit conserver un enregistrement de toutes les plaintes et actions prises et celui-ci doit être soumis aux auditeurs LMS pour vérification sur demande. 
   6. Le client a subi l’audit de niveau 1 et de niveau -2 satisfaisant et la recommandation de l’équipe d’audit est favorable

2.0 Processus de certification

2.1 Accord de certification

Lors de l’acceptation du Devis, cet accord de certification est signé entre LMS et le client pour fournir la certification du système de gestion du client par LMS à la norme internationale applicable.

2.2 Étape –1 Audit et examen de la documentation

LMS doit effectuer un audit d’étape -1 sur le site du client pour vérifier l’adéquation de la documentation par rapport aux exigences de la norme applicable et également pour comprendre et recueillir des informations supplémentaires sur les activités et les processus du client, y compris les statuts applicables, afin de planifier l’étape – 2 audit. Le client doit résoudre de manière satisfaisante toutes les observations soulevées lors de l’examen des documents ainsi que d’autres préoccupations / problèmes mis en évidence lors de l’audit et les mêmes confirmés à LMS avant de planifier l’étape -2 audit. LMS doit soumettre un rapport formel au client

Remarque : pour les organisations multisites, la procédure PM 22 doit être suivie.

2.3 Vérification d’étape –2

L’équipe d’audit de LMS doit visiter les locaux du client, selon un plan convenu, pour vérifier l’efficacité du système de gestion du client à répondre aux exigences de la norme ISO applicable. LMS soumettra un rapport formel au client.

2.4 Rapport de non-conformité

Si une non-conformité est détectée lors de l’audit, un rapport de non-conformité doit être délivré au client. Pour les non-conformités soulevées lors de l’audit, le client doit soumettre la correction et le plan d’action corrective (basé sur la cause fondamentale) au bureau LMS dans les 10 jours ouvrables à compter du dernier jour de l’audit. LMS vérifiera la correction soumise et l’action corrective et en confirmera l’acceptation au client. Le client doit prendre la correction et l’action corrective dans les délais stipulés et soumettre les preuves documentaires à LMS pour vérifier l’efficacité des mesures prises et, en conséquence, pour fermer les non-conformités.  

En cas d’audit de certification (nouveau client), le LMS doit annuler l’audit dans les conditions suivantes

1. 1. Le client ne soumet pas de plan d’action correctif pour la non-conformité soulevée dans les 10 jours ouvrables comme stipulé ci-dessus
   2. En cas de non-conformité majeure, la vérification de l’efficacité de l’action corrective n’est pas terminée dans les 90 jours.
   3. En cas de non-conformité mineure, la vérification de l’efficacité de l’action corrective n’est pas terminée dans les 30 jours. 

Dans le cas de clients certifiés, LMS suspendra le certificat dans les conditions suivantes

(a) Le client ne soumet pas de plan d’action correctif pour la non-conformité soulevée dans les 10 jours ouvrables comme stipulé ci-dessus
(b) En cas de non-conformité majeure, la vérification de l’efficacité de l’action corrective n’est pas terminée dans les 90 jours comme stipulé ci-dessus
(c) En cas de non-conformité mineure, la vérification de l’efficacité de l’action corrective n’est pas terminée dans les 30 jours.

2.5 Recommandation pour la certification

LMS recommandera la certification du système de gestion du client, sur la base des éléments suivants

(a)  LMS a examiné les rapports d’audit et a accepté les recommandations de l’équipe d’audit
(b) Le client a soumis la correction et l’action corrective pour les non-conformités relevées dans le délai imparti et LMS les a acceptées
(c) En cas de non-conformité majeure, l’efficacité de la correction et de l’action corrective est vérifiée par les auditeurs de LMS comme convenu et la non-conformité est soit fermée, soit rétrogradée à mineure.

Si le client n’est pas recommandé pour la certification, LMS en informera le client

2.6 Délivrance du certificat

LMS délivrera le certificat par rapport à la norme applicable au client uniquement après la clôture de toutes les non-conformités comme indiqué à la section 2.5 du présent accord.

Le Certificat est la propriété de LMS et doit être produit à LMS sur demande.

La certification sera valable pour une période de trois ans à compter de la date d’approbation de la certification, sous réserve du maintien satisfaisant du système de gestion, tel que confirmé par des audits de surveillance convenus.

2.7 Audit de surveillance

Des audits de surveillance doivent être effectués régulièrement sur le site du client au moins une fois par an pour confirmer que le système de gestion du client continue de se conformer aux exigences de la norme pour laquelle il est certifié.

La date du premier audit de surveillance suivant la certification initiale ne doit pas être supérieure à 12 mois à compter de la date de décision de certification et le non-respect de cette exigence entraînera la suspension puis le retrait de la certification.

Pour la non-conformité relevée lors de l’audit de surveillance, les conditions stipulées à l’article 2.5 de la présente convention seront applicables

Dans le cas où un audit de surveillance ne peut être effectué parce que les opérations du client sont affectées par des facteurs indépendants de sa volonté, par exemple : grève syndicale, calamité naturelle, etc., le dossier sera présenté à LMS pour décision. 

LMS soumettra un rapport formel au client

2.8 Audit de re-certification

Le but de l’audit de recertification est de confirmer la conformité et l’efficacité continues du système de management du client dans son ensemble et sa pertinence et son applicabilité continues pour le périmètre de certification.

L’audit de re-certification doit inclure un audit du site et doit tenir compte de la performance du système de gestion au cours de la période de certification et doit également inclure un examen des rapports d’audit de surveillance précédents. L’audit de recertification peut avoir un audit de niveau -1 dans les situations où il y a eu des changements significatifs dans le système de gestion, le client ou des changements dans la législation.

LMS doit effectuer l’audit de recertification au moins 60 jours avant l’expiration de la certification afin que le client ait le temps de mettre en œuvre des actions correctives avant l’expiration de la certification.

Pour les non-conformités relevées lors de l’audit, les conditions précisées à l’article 2.5 de la présente convention deviennent applicables. LMS soumettra un rapport formel au client.

2.9 Audit spécial

LMS effectuera des audits spéciaux dans les conditions suivantes,

1. 1. Extension du périmètre de certification déjà accordé, à la demande du client. Cela pourrait être associé à un audit de surveillance de routine.
   2. Pour enquêter sur les plaintes reçues par LMS concernant le client.
   3. Audit de suivi en cas de suspension ou de non-conformité majeure relevée lors d’un audit.
   4. Modifications des exigences de certification de LMS.

Pour les non-conformités soulevées lors de l’audit, les conditions identifiées à l’article 2.5 du présent accord deviendront applicables. 

LMS soumettra un rapport formel au client.

2.10 Avis de modifications par LMS

LMS informera préalablement le client de toute modification de ses exigences de certification et vérifiera ensuite que chaque client respecte cette exigence. Elle nécessitera un audit particulier dans certains cas.

2.11 Avis de modification par le client

Le client doit informer LMS, sans délai, des questions susceptibles d’affecter la capacité du système de gestion à continuer de satisfaire aux exigences de la norme utilisée pour la certification. Ceux-ci peuvent inclure des changements liés à,

1. 1. Le statut juridique, commercial, organisationnel ou de propriété,
   2. Organisation et gestion (par exemple, changements dans le personnel clé de gestion, de prise de décision ou technique)
   3. Adresse de contact et sites
   4. Champ d’application dans le cadre du système de management certifié
   5. Changements majeurs apportés au système et aux processus de gestion. 

LMS doit examiner les modifications et discuter en conséquence avec le client pour une vérification précoce afin de s’assurer que la capacité du système de gestion continue de répondre aux exigences de la norme applicable.

2.12 Maintien des certifications

La Certification est maintenue pour une durée de 3 ans dans les conditions suivantes.

1. 1. Les audits de surveillance sont menés comme prévu et le client a démontré qu’il continue de satisfaire aux exigences de la norme de système de gestion, comme confirmé par LMS.
   2. Toutes les non-conformités soulevées lors de la surveillance précédente sont fermées dans les délais convenus et la correction et les actions correctives pour les non-conformités soulevées lors de l’audit en cours sont identifiées et acceptées par LMS conformément aux conditions spécifiées à la section 2.5 du présent accord.
   3. L’audit interne et les revues de direction sont menés comme prévu et il n’y a pas de problèmes en suspens.
   4. Le client doit conserver des enregistrements appropriés des plaintes des clients et conserver les enregistrements des enquêtes et des mesures correctives prises à l’égard de ces plaintes pour vérification par les auditeurs LMS.
   5. Toutes les cotisations impayées à LMS sont payées

2.13 Suspension, retrait ou réduction de la portée de la certification

(a) Suspension

LMS suspendra la certification dans les cas où

• • Le système de gestion certifié du client n’a pas satisfait de manière persistante ou grave aux exigences de certification, y compris les exigences relatives à l’efficacité du système de gestion.
  • Le client n’autorise pas la réalisation d’audits de surveillance et de recertification aux fréquences requises.
  • Utilisation abusive du logo et référence à la certification.
  • Non-conformité à la soumission de l’action corrective comme indiqué dans la section 2.5 de l’accord.

La suspension sera d’une durée maximale de six mois et le statut suspendu du client sera rendu public dans le registre des clients certifiés tenu par LMS à son siège social. Pendant cette période, le client doit cesser l’utilisation du logo ou de toute référence de certification en matière publicitaire, selon les directives de LMS, au moment de donner l’avis de suspension.

(b) Retrait

LMS retirera le certificat dans les circonstances suivantes.

1. 1. L’incapacité du client à résoudre les problèmes de suspension dans les six mois entraînera le retrait de la certification
   2. Autre raison telle qu’une plainte légale majeure, une entreprise impliquée dans des fautes professionnelles, le LMS perd son accréditation, etc.
   3. Le client a volontairement demandé un retrait.

Lors du retrait de la certification, le client cesse de bénéficier du statut de certification et doit en conséquence retourner le certificat comme indiqué par LMS au moment de l’avis de retrait.

(c) Réduction de la portée de la certification

LMS décidera de réduire le périmètre de certification du client en excluant les parties ne répondant pas aux exigences, lorsque le client a constamment et gravement manqué aux exigences de certification pour ces parties du périmètre de certification. Ces exclusions doivent être conformes à la norme de certification. 

À la demande de toute partie, LMS fournira des informations relatives à la validité d’un certificat donné. 

2.14 Certification et utilisation du logo

Les certificats délivrés par LMS restent la propriété de LMS et doivent être restitués sur demande. Le client est autorisé à utiliser la marque du certificat ou son logo à des fins publicitaires conformément aux instructions données par LMS au moment de la délivrance du certificat. 

Le client, tout en utilisant sa certification, doit s’assurer que celle-ci,

1. 1. Conforme aux exigences de LMS lorsqu’il est fait référence à son statut de certification dans des supports de communication tels qu’Internet, des brochures ou des publicités ou d’autres documents.
   2. ne fait ou ne permet aucune déclaration trompeuse concernant sa certification,
   3. n’utilise pas ou n’autorise pas l’utilisation du document de certification ou d’une partie de celui-ci d’une manière trompeuse,
   4. En cas de suspension ou de retrait de sa certification, cesse d’utiliser tout matériel publicitaire contenant une référence à la certification, comme indiqué par LMS
   5. modifie toutes les publicités lorsque la portée de la certification a été réduite,
   6. Ne doit pas utiliser les informations de certification de manière à laisser entendre que le produit ou le service est certifié. La marque ou le logo de certification ne doit pas être utilisé sur un produit ou un emballage de produit car cela pourrait être interprété comme indiquant la conformité du produit.
   7. n’implique pas que la certification s’applique à des activités qui sortent du cadre de sa certification,
   8. Ne doit pas utiliser la certification d’une manière qui déconsidérerait le LMS et/ou le système de certification et perdrait la confiance du public
   9. Les logos ne doivent pas non plus être appliqués sur les cartes de visite
   10. L’utilisation du logo AB sera conforme aux réglementations relatives au logo telles que mentionnées dans PID-03

2.15 Informations accessibles au public

LMS rendra les informations suivantes accessibles au public via son site Web et via les documents PID-01 et PID-02.

• • processus d’audit ;
  • processus d’octroi, de refus, de maintien, de renouvellement, de suspension, de restauration ou de retrait
  • la certification ou l’élargissement ou la réduction de la portée de la certification ;
  • les types de systèmes de gestion et de systèmes de certification dans lesquels il opère ;
  • l’utilisation du nom et de la marque ou du logo de certification de l’organisme de certification ;
  • les processus de traitement des demandes d’informations, des plaintes et des recours ;
  • politique d’impartialité.

Toutes les autres informations seront traitées de manière confidentielle. 

2.16 Obligations du demandeur / organisme certifié  

Le demandeur / l’organisation certifiée s’engage à satisfaire en permanence aux exigences de certification définies par LMS pour le périmètre pour lequel la certification a été accordée, y compris en adaptant les modifications des exigences de certification au fur et à mesure de leur communication.

1. 1. Sur demande, le demandeur / l’organisme certifié doit coopérer avec LMS pour satisfaire aux exigences de la certification. Cela s’applique à tous les emplacements inclus dans la certification.
   2. Dans le cas où il y a plusieurs bureaux d’un organisme de certification (LMS) ou plusieurs sites d’un client, dans ce cas, cet accord doit être considéré comme un accord juridiquement exécutoire entre l’organisme de certification (LMS) accordant la certification et le client qui couvre tous les sites dans le périmètre de la certification.
   3. Le demandeur / l’organisation certifiée doit fournir l’accès aux informations, documents et enregistrements nécessaires à l’octroi et au maintien de la certification.
   4. L’organisation certifiée doit permettre au personnel de l’organisme d’accréditation (par exemple, IAS, EIAC et KAB) d’accéder à leurs sites et doit fournir l’accès aux informations, documents et enregistrements à la demande du LMS.
   5. Le client certifié doit demander la certification uniquement en ce qui concerne la portée pour laquelle la certification a été accordée
   6. L’organisation certifiée ne doit pas utiliser sa certification de manière à discréditer LMS
   7. Le demandeur / l’organisation certifiée doit payer les frais déterminés par LMS
   8. Le client certifié informe sans délai le LMS de la survenance d’un incident grave ou d’une infraction à la réglementation nécessitant l’intervention de l’autorité de régulation compétente.
   9. Le demandeur / l’organisme certifié doit informer sans délai tout changement significatif concernant la certification en ce qui concerne son statut ou son fonctionnement lié

i) Son statut juridique, commercial ou de propriété
ii) L’organisation, la haute direction et le personnel clé 
iii) Ressources et locaux
iv) Portée de la certification
v) Autres questions susceptibles d’affecter la capacité de l’organisme certifié à satisfaire aux exigences de la certification

2.17 Obligations du SGA

(a) LMS doit mettre à la disposition du public des informations sur le statut de la certification qu’il a accordée à l’organisation certifiée. Les informations doivent être mises à jour régulièrement. Les informations doivent inclure les éléments suivants

• • les zones géographiques dans lesquelles elle opère ;
  • le statut d’une certification donnée ;
  • le nom, le document normatif associé, la portée et la localisation géographique (ville et pays) d’un Client spécifique certifié.

LMS doit notifier en temps utile toute modification de ses exigences de certification. Il tient compte des avis exprimés par les parties intéressées avant de décider de la forme précise et de la date d’entrée en vigueur des modifications. Suite à la décision et à la publication des exigences modifiées, il vérifie que chaque client certifié effectue les ajustements nécessaires

3.0. CONDITIONS GÉNÉRALES

(a) Résiliation – Le client et LMS auront le droit de résilier le présent contrat à tout moment moyennant un préavis écrit de 30 jours. Le client devra, en cas de résiliation, rembourser à LMS toutes les sommes dues jusqu’à la date de résiliation. LMS, si elle le souhaite, facturera également une indemnité de résiliation à négocier au moment de la résiliation et qui s’ajoutera aux frais dus à LMS. En aucun cas, ces frais de résiliation ne doivent dépasser 15 % de la valeur de l’accord. Tous les remboursables sont payables à la fin de ladite période de 30 jours. 

(b) Confidentialité – LMS ne divulguera aucune information sur le client ou l’individu à un tiers sans le consentement écrit du client ou de l’individu concerné. Si LMS est tenu par la loi de divulguer des informations confidentielles à un tiers, le client ou la personne concernée doit, sauf si la loi l’exige, être informé à l’avance des informations fournies. 

(c). Force majeure – Le retard ou l’échec de l’exécution de l’une ou l’autre des parties aux présentes ne constitue pas un manquement en vertu des présentes ni ne donne lieu à une réclamation pour dommages si et dans la mesure où ce retard ou cet échec est causé par un acte de guerre, une catastrophe naturelle, un incendie, une explosion , conflit de travail ou tout autre événement indépendant de la volonté de la partie affectée et que, par l’exercice d’une diligence raisonnable, ladite partie n’est pas en mesure d’empêcher. La partie affectée doit informer l’autre partie par écrit des causes et de la durée prévue immédiatement après la survenance d’un tel événement.

(d) Loi et litiges – L’accord de certification entre LMS et le Client sera régi par la loi en vigueur au Royaume-Uni (Royaume-Uni) et en Inde. Tout litige survenant dans le cadre de l’accord, qui ne peut être réglé par des négociations privées entre les parties, sera renvoyé à l’arbitrage conformément à la loi britannique et indienne sur l’arbitrage, sous réserve de la juridiction de Londres et Lucknow (Inde). La décision de l’arbitrage est contraignante pour les deux parties 

(e) Appels : le client doit faire appel auprès de LMS en ce qui concerne les éléments suivants :

1. 1. Non acceptation de la demande de certification du client
   2. Octroi, suspension, retrait ou refus de la certification

LMS traitera les appels conformément à sa procédure et sera responsable de toutes les décisions à tous les niveaux du processus de traitement des appels. LMS accusera réception de l’appel et fournira au client des rapports d’avancement et le résultat. 

(f) Plaintes : LMS enquêtera sur la plainte reçue à propos du client afin de décider des mesures à prendre et celles-ci seront communiquées au client au moment opportun. L’identité du plaignant ne sera pas divulguée.

(g) FraisLes frais seront détaillés dans le devis soumis par LMS. Les honoraires sont facturés sur la base des tarifs en vigueur au moment de la remise du devis. LMS peut réviser les frais soumis dans le devis pendant la période de certification. Les clients seront informés de tout changement de tarif.

Si un audit spécial est effectué sur le client comme indiqué à la section 2.10 du présent accord, LMS facturera des frais supplémentaires pour ces audits afin de couvrir les frais d’audit et autres frais administratifs et ceux-ci seront payables dans les 7 jours à compter de la date de facturation.

L’annulation de l’audit impliquera le remboursement des dépenses encourues par LMS, le cas échéant.

(h) Accès au site du client : Le client, à la demande de LMS, autorisera l’accès à ses sites et dossiers aux auditeurs et au personnel autorisé de LMS au nom de l’organisme d’accréditation auprès duquel LMS est accrédité. Le même doit être communiqué au client à l’avance.

(I) Période de l’accord : Cet accord entre en vigueur et reste en vigueur jusqu’à l’expiration du certificat, à moins qu’il ne soit retiré pour des raisons justifiées ou retiré par l’une des parties moyennant un préavis donné à l’autre partie.

(j) Responsabilité : La responsabilité de LMS sera limitée à la fourniture de la certification du système de gestion du client et ne sera en aucun cas responsable des responsabilités découlant des produits ou services du client.